Projektiesimerkkejä
Tuote-esitteet taitetaan automatisoidustiTarkkuutta ja ajan säästöä viestintämateriaalin automatisoinnillaAsiakkaallamme on runsaasti toisistaan poikkeavia myyntikohteita, joista on luotu kohdekohtaiset esitteet. Tulostettavaan esitteeseen tulevat tiedot kirjoitettiin käsin ja esitteen kuvat asemoitiin ja käsiteltiin Word-dokumenttiin. Yksittäiset sivut tulostettiin A4-koossa, josta ne värikopiokoneella pienennettiin A5-kokoisiksi, kopioitiin taas A4-kokoon kaksipuoleisena ja taitettiin 4-sivuiseksi esitteeksi. Asiakkaamme yli 30 työntekijästä osa pystyi tekemään esitteet itse, muut työllistivät käsistään kätevämpiä tai maksoivat ulkopuolisille esitteiden teon. Ratkaisu: Teimme järjestelmän, joka hakee tuotetiedot tietokannasta, käsittelee tuotekuvat automaattisesti oikean kokoisiksi ja tekee esitteestä valmiin A4-koossa tulostettavan, 4-sivuisen PDF-esitteen. Kaikki tiedot ovat oikein, mitään ei tarvitse muokata käsin ja tuottavaa työaikaa säästyy huomattavasti. Asiakaspalvelu ja työn tuottavuus paranivat. Nyt PDF-tiedosto on lähetettävissä suoraan myös sähköpostin liitteenä. Järjestelmä maksoi itsensä erittäin nopeasti takaisin. Henkilöstön työn tuottavuuden parantaminenHelpotusta useasti vuodessa tapahtuvaan kohderyhmäviestintäänAsiakkaamme järjestää vierailutapahtumia ja on hoitanut käsityönä vierailuvarausten vastaanoton. He lähettivät vuosittain 2-4 kertaa noin 200 kappaleen suoraportituksen kohderyhmälleen. Postitukset lähetettiin ilman henkilöityä vastaanottajaa, ja palautteiden mukaan kaikki postitukset eivät koskaan saavuttaneet oikeita kohdehenkilöitä. Varauksien järjestelyyn meni noin 6-10 henkilötyöpäivää ja postituksiin 3-5 työpäivää. Lisäksi vierailuiden palautteiden kerääminen ja tulosten analysointi vei noin 2 työpäivää. Ratkaisu: Teimme asiakkaallemme extranetin, jossa on varausjärjestelmä. Extranet toimii henkilökohtaisilla tunnuksilla, jotka saimme tekemämme suorapostituksen kautta. Vierailuaikojen varaukseen ja hallinnointiin ei mene enää työaikaa, palautteet kerätään ja analysoidaan automaattisesti. Järjestelmä tuottaa monipuolisemmat raportit, kuin mitä käsityönä pystyttiin tuottamaan. Kaikki viestintä tehdään Extranetissä ja sähköpostitse, jolloin vastaanottajana on aina oikea henkilö eikä postittaminen vie enää työaikaa. Järjestelmä maksoi itsensä nopeasti takaisin ja tuo helpotusta rutiineihin, tarkentaa raportointia ja helpottaa viestintää. Järjestelmän jatkokehitysprojektien avulla tuotetaan lisäarvoa tuottavia palveluita ja pidennetään järjestelmän elinkaarta. Palvelinarkkitehtuurilla käyttöaikaa vanhoille tietokoneilleYrityksessä oli ajankohtaista hankkia uudet työasemat vanhojen, pitkään ja hyvin palvelleiden työasemien tilalle. Lähiverkon palvelinta ei ollut, ja työtiedostot olivat hajallaan eri työasemilla. Työasemia oli kymmenkunta, ja koneiden ja sovellusten uusimisesta olisi tullut kohtuullinen kertainvestointi ja liisattuna taas pitkäksi aikaa taloudellinen rasite. Ratkaisu: Teimme selvityksen nykytilasta ja tavoitetilasta, johon yritys pyrki investoinnilla. Päädyimme hankkimaan kymmenen työaseman sijasta yhden Linux-palvelimen. Palvelin pyörittää kaikkia työasemia, jolloin vanhoillakin koneilla tietokoneen käyttö tapahtuu sutjakkaasti. Työasemilta poistettiin kovalevyt, ja palvelimen levytila on kahdennettu tietojen menettämisen välttämiseksi. Koska työasemat lataavat kaiken tiedon lähiverkon yli, kaapeloimme vanhan verkon uudelleen ja nopeutimme lähiverkon toiminnan. Kaikki sovelluspäivitykset tehdään kymmenen työaseman sijasta yhdelle palvelimelle etätyönä, ja palvelin toimii myös tiedosto- ja tulostinpalvelimena. Verkkoa suojaamaan laitettiin palomuuri, joka suodattaa virukset, haittasovellukset ja roskapostit ennen niiden saapumista lähiverkkoon. Elinkaarikustannukset koneilla ovat pienet, mahdollisen laiterikon sattuessa tietoja ei menetetä ja uuden tietokoneen voi laittaa "heittämällä" entisen tilalle. Investointi oli murto-osa aiotusta ja päivitys- ja ylläpitokustannuksissa saavutetaan huomattavia säästöjä. Työn tehokkuus on parantunut lisääntyneen tietoturvan kanssa. |
|
